Korrespondenz: "Schreibe, wie du redest, so schreibst du schön“

Antworten von Susanne Siekmeier zu Regeln in der Geschäftskorrespondenz.
Im Interview: Susanne Siekmeier

Diesen Rat gab schon Gotthold Ephraim Lessing seiner Schwester mit auf den Weg. Wenn alle Menschen das Zitat von Lessing beherzigen würden, dann müsste komplizierte und umständliche Korrespondenz schon lange ausgestorben sein.

 

Doch leider ist das Gegenteil oft der Fall. Die mtec-akademie hat Susanne Siekmeier, Expertin für moderne Korrespondenz, in einem Kurzinterview gebeten, ihre Erfahrungen zu diesem Thema zu schildern. Das Ergebnis ist ein humorvoller Kurzbericht mit guten Tipps für den beruflichen Alltag.

Frau Siekmeier, wie erleben Sie Korrespondenz in Ihrem Alltag?

Im meinem beruflichen Alltag erhalte ich oft Briefe und E-Mails, bei denen ich keine Lust zum Lesen habe, da sie anscheinend noch aus dem vorvorherigen Jahrhundert stammen. Ich mache mir dann manchmal den Spaß und stelle mir vor meinem geistigen Auge den Absender vor: Je nach altertümlichen Floskeln, Worthülsen oder auch unverständlichem und komplizierten Fachchinesisch taucht dann entweder ein Buchhalter aus den 50er Jahren mit Ärmelschonern und grünem Kopfschirm auf oder ein ehrwürdiger Geheimschreiber, der am Stehpult steht und mit Federkiel und Tintenfass hantiert. Hin und wieder habe ich sogar die Assoziation von um das Lagerfeuer tanzenden Indianern, denn der Inhalt einiger Mails und Briefe ist so unverständlich wie Rauchzeichen.

Welche grundlegenden Tipps können Sie uns mitgeben, damit zukünftig die geschäftliche Korrespondenz weniger aufgeblasen ist und unter Umständen zu Missverständnissen führt?

Moderne und zeitgemäße Korrespondenz ist zielgruppenorientiert, knapp und kurz, aber trotzdem höflich und freundlich. Klar strukturiert, in Absätze unterteilt und ohne Wortungetüme. Frei von Schnörkeln, Phrasen und Floskeln. Kurz: ein Brief oder eine E-Mail, die gerne vom Empfänger gelesen und schnell beantwortet wird. Ein weiterer wichtiger Punkt: Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung. Auch die Anwendung von Rechtschreibung und Zeichensetzung ist ein Zeichen von Wertschätzung und Respekt gegenüber dem Empfänger.

Nun ist der Geschäftsbrief auf DIN A4 noch nicht ausgestorben, aber die elektronische Korrespondenz nimmt doch deutlich zu. Welche Tipps haben Sie für diese Kommunikationsarten: Was darf? Was muss?

Gerade im Zeitalter der elektronischen Medien bleiben einige Formen der Höflichkeit oftmals „auf der Strecke“. Ich habe einen Geschäftspartner, der mir regelmäßig völlig leserunfreundliche E-Mails schickt. Hier habe ich schon schlechte Laune, bevor ich den Inhalt der Mail gelesen habe. Denn seine E-Mails sind grundsätzlich in Kleinbuchstaben geschrieben. Und die Worte, die ihm sehr wichtig sind – und von anderen Korrespondenzpartnern höchstens unterstrichen werden – diese Worte schreibt er durchgängig in Großbuchstaben.

 

Wussten Sie schon, dass Großbuchstaben „SCHREIEN“ bedeuten? Ich denke, dass niemand Lust hat, sich in einer E-Mail „anschreien zu lassen“ und daher wirkt solch ein Verhalten eher unhöflich und inkompetent. Auch E-Mails mit animierten Smileys oder anderen bunten und verwirrenden Zusätzen hinterlassen keinen seriösen Eindruck. Abkürzungen und „Geheimsprache“ sind mögliche Formen der privaten Kommunikation, aber bedenken Sie, dass Ihre E-Mail oder Ihr Brief auch immer die Visitenkarte Ihres beruflichen Schaffens und somit Ihres Arbeitgebers ist.

 

Es bleibt also festzuhalten, dass zielgruppenorientierte und zielführende Korrespondenz kein Hexenwerk ist und man mit vergleichsweise kleinem Aufwand große Wirkung erzielen kann.

 


Seminare zu zeitgemäßer Korrespondenz

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