Büroorganisation leicht(er) gemacht!

„Aufräumen, dafür habe ich keine Zeit!“ Ein Standardsatz, den ich immer wieder von vielen Menschen höre. Meine Antwort darauf lautet: „Aber dafür viel Zeit zum Suchen“.

Die Wanderdünen stapeln sich, wichtige Unterlagen sind unter Bergen von anderen Unterlagen, kompletten Jahresabos von Zeitschriften und Infobroschüren jeglicher – und vor allem unnützer – Art verborgen. Es mag ja noch funktionieren, dass jeder in seinem eigenen Chaos (fast) alles irgendwann wiederfindet. Doch wie sieht es mit der sogenannten Stellvertreterregelung aus? Was passiert, wenn Sie selbst einmal nicht da sind, sei es durch Krankheit, Urlaub oder Dienstreise? Dann beginnt das mühevolle, oft stundenlange Suchen. Das muss nicht sein! Organisieren Sie Ihren Schreibtisch, Ihr Büro, Ihre Firma so, dass alle, aber auch wirklich alle, nach demselben Prinzip arbeiten und dann auch alle Unterlagen leicht finden können. Hierfür gibt es ganz einfache Instrumente und Vorgehensweisen.

Sinnvollerweise setzen Sie erst einmal die „5A-Methode“ ein und das bedeutet: Aussortieren und Aufräumen.

 

Die 5A stehen für...

1. Aussortieren = Aktion blauer Sack

Zu Beginn wird ordentlich aussortiert. Ich bezeichne diese Maßnahme gerne als „Aktion blauer Sack“. Alles, was nicht mehr benötigt wird, wandert in den blauen Sack bzw. wird entsorgt. Angefangen von defekten Dingen, sei es das zerbrochene Lineal, der kaputte Tacker oder die leere Packung Kopierpapier: Weg damit. Danach sortieren Sie bitte Broschüren, Kataloge und ähnliches aus. Die Büromaterialkataloge der vergangenen zehn Jahre sind unnötig und blockieren wertvollen Platz.

2. Aufräumen = jeder Gegenstand am richtigen Platz

Arbeitsmittel, die täglich benötigt werden, müssen direkt am Arbeitsplatz, sprich auf dem Schreibtisch oder in der Schublade deponiert werden. Arbeitsmittel, die Sie nur wöchentlich benötigen, müssen nicht direkt am Arbeitsplatz aufbewahrt werden, sollten aber schnell greifbar sein. Finden Sie für alle Utensilien den richtigen Platz, den besten Ort! Die ganze Aktion vermittelt nicht nur ein besseres optisches Bild, sondern vereinfacht auch die Abläufe. Sprich: das Suchen entfällt.

Nun kommen wir zum 3. A:

3. Arbeitsplatz sauber halten

Und das bedeutet im wahrsten Sinne des Wortes erst einmal den Putzlappen in die Hand zu nehmen und den Schreibtisch innen und außen sowie alle anderen Gegenstände zu reinigen. Vom Telefon über die Tastatur bis hin zur Schreibtischschublade. Lassen Sie Ordnung und Sauberkeit im Arbeitsumfeld und bei Ihren Arbeitsmitteln zur Gewohnheit werden. Wie wäre es mit einer Checkliste? Hier werden alle Utensilien aufgelistet und der Zeitrahmen (wöchentlich, monatlich etc.) wann diese zu reinigen sind. Ein sauberes Büro vermittelt direkt eine freundliche Atmosphäre und hat eine positive Außenwirkung für Kunden, Kollegen und Mitarbeiter. Kurz gesagt: es zeugt für ein professionelles Erscheinungsbild.

Jetzt haben Sie aussortiert, aufgeräumt und den Arbeitsplatz gesäubert. Nun kommen wir zum 4. A und damit zu einem der Kernpunkte für eine dauerhafte Ordnung:

4. Arbeitsstandards definieren

Führen Sie Standards ein. Ein Standard ist die beste, einfachste und sicherste Art und Weise, eine Tätigkeit auszuführen. Legen Sie Regeln fest, die für alle Gültigkeit haben. Verfassen Sie Kurzanleitungen und Checklisten für Prozesse und Routinearbeiten und formulieren Sie diese einfach und präzise. Beschriften Sie Ihre Schränke und Schubladen, damit jeder auf den ersten Blick sieht, was sich in den Schränken befindet.

Und jetzt die Königsdisziplin, das 5. A

5. Alle Schritte wiederholen = Disziplin

Ohne Disziplin und in diesem Fall „Selbstdisziplin“ geht es nicht. Fragen Sie sich regelmäßig, ob es Prozesse und Arbeitsabläufe gibt, die verbessert und optimiert werden können. Und achten Sie darauf, dass bei Änderungen auch die Checklisten und Regeln überarbeitet und auf den neuesten Stand gebracht werden müssen. Ganz wichtig – und das wird leider oftmals vergessen – leiten Sie diese Information dann auch immer an alle Beteiligten weiter, denn nur so ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter auf demselben – aktuellen – Stand sind.

 


Autorin: Susanne Siekmeier