Was ist eigentlich... die Wissensstafette?

Die Wissensstafette: Erfahrungen der Mitarbeiter dynamisch nutzen


Wer kennt nicht die Situation: Eine Abteilung bekommt einen neuen Vorgesetzten, ein Steuerberatungsbüro eine neue Mitarbeiterin und ein Kleinbetrieb wird an einen Nachfolger übergeben. Oder ein kompetenter Kollege, der immer beratend zur Seite stand und über firmenweite Kontakte verfügt, geht nach 35 Jahren in den Ruhestand. Die Situationen, in denen wertvolles Wissen gemanagt werden muss, sind zahlreich. Sie reichen von Generationswechsel und Jobrotationen bis zum Einstieg neuer Mitarbeiter. Aber auch Projektabschlüsse und transkultureller Austausch erfordern ein systematisches Wissensmanagement. Daher werden gute Werkzeuge wie die Wissensstafette für den Wissenstransfer in Zukunft immer wichtiger. Denn in zahlreichen Unternehmen gehen Schlüsselmitarbeiter in den nächsten Jahren in Pension.

Aus der Perspektive des Wissensnehmers: Viele empfinden gerade die ersten Arbeitswochen in einem neuen Unternehmen als anstrengend. Dieses sieht für einen neuen Mitarbeiter manchmal so nebulös aus wie Kafkas Schloss: Die unausgesprochenen Spielregeln, die heimliche Agenda der Macht, wer mit wem, warum und was gar nicht geht – das ganze verrückte Labyrinth ist ihm unbekannt.


Eine offensiv gepflegte Wissensaustauschkultur als Basis

Jede Wechselsituation bedeutet einen Wissensverlust für die Firma. Ein Grund dafür ist, dass nach einer Delphi-Group-Studie 42 Prozent des Unternehmenswissens lediglich in den Köpfen der Mitarbeiter existiert. Der Wissenszuwachs im Unternehmen entsteht zwischen den Menschen unmittelbar bei der Arbeit und nicht auf der Festplatte oder in den gesammelten Werken im Ordnerschrank. Ideen werden von Menschen gemacht, nicht von Maschinen. Daher ist es verwunderlich, dass Wissensmanagement häufig auf den Einsatz von Datenbanken reduziert wird. Erfolgreiches Wissensmanagement hat wenig mit Datenbänken oder umfangreichen Archiven zu tun, sondern vielmehr mit offensiv gepflegter Wissensaustauschkultur. Kultur meint dabei die gelebte und erlebte Alltagswelt im Unternehmen. Wertschätzender Umgang, gute Führungs- und Teamarbeit, eine positive Informationskultur und ehrlicher, offener Austausch sind Voraussetzungen für die Wissensaustauschkultur. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, werden strukturierte Werkzeuge benötigt. Der Gradient des Wissenszuwachses ist abhängig von der positiven Kultur und dem aktiven, strukturierten Wissenstransfer.

Insbesondere Wechselsituationen sind entscheidende Punkte im Prozess des Wissensaufbaus. In den kurzen Übergangszeiten passiert die Übertragung von Wissen kaum, denn dem Nachfolger sind die relevanten Fragen unbekannt und der Überlasser vermeidet es, Selbstverständliches zu erwähnen – er will kein Besserwisser sein.


Die Wissensstafette: Nichts dem Zufall überlassen

Diese Situation kann sehr gut entschärft werden, wenn man mit strukturierten Methoden des Wissensmanagements Fach- und Führungswechsel effizient begleitet. Ein Gutteil des Verlustes wird dadurch vermieden. Konzerne wie Volkswagen oder Fraport, aber auch kleinere Unternehmen, wie etwa ein Sanitärbetrieb mit rund 50 Mitarbeitern haben als Antwort einen Prozess zum systematischen und strukturierten Wissenstransfer eingeführt. Ist es bei dem Sanitärbetrieb die Erfahrungsweitergabe zwischen Geselle und Auszubildendem oder den Monteuren, geht es in größeren Unternehmen auch um die weltweiten Führungswechsel. Üblich ist bei einem Wechsel das Gespräch über Zahlen, Qualität, Budget. Aber sprechen Vorgänger und Nachfolger auch über wichtige Schlüsselpersonen, die sie als Problemlöser zum Kunden schicken können? Sprechen Sie über den Umgang mit den Mitarbeitern sowie deren Kernkompetenzen? Dies geschieht durch den strukturierten Einsatz der Wissensstafette, eines in vielen unterschiedlichen Unternehmen erprobten Werkzeugs. Alle Teilnehmer der Wissensstafette werden anhand von Themenkatalogen und einem professionellen Wissensinterview sowie durch den Einsatz von Wissenslandkarten gründlich vorbereitet. Vorgänger und Nachfolger unterscheiden unabhängig voneinander, was aus ihrer Sicht wichtig ist und worüber sie miteinander reden möchten.


Durch den systematischen Einsatz der Wissensstafette…

    …bekommt der Wissensnehmer ein Gefühl dafür, wie der Bereich „tickt“ und dadurch mehr Sicherheit im
       Umgang mit Kollegen und Kunden.
    …werden Doppelarbeit und Fehler aus Unwissenheit vermieden.
    …lässt sich die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe durch den Wissenstransfer schneller


Der strategische Nutzen

Der strategische Nutzen der Maßnahmen für den Wissenstransfer liegt in der Sicherung des unternehmenskritischen Wissens. Bei Volkwagen geht man beispielsweise davon aus, dass durch Wissenstransfer-Maßnahmen die Einarbeitungszeit um 30 Prozent gesenkt werden kann. Dieser Nutzen lässt sich in Euro und Cent ausdrücken  und kann Grundlage eines evidenzbasierten Wissensmanagements sein.

 


Autorin: Dr. Anne-Rose Haarmann