Erfolgreiches Change Management: Einbindung der Mitarbeiter in die Veränderungsprozesse

Die einzige Konstante ist Veränderung. Dass diese Binsenweisheit gerade auch auf Unternehmen und deren Geschäftsprozesse sowie die Arbeitswelt der Mitarbeiter zutrifft, wissen die meisten aus eigener Erfahrung. Gerade in unserer schnelllebigen Zeit, in der Unternehmen mehr denn je von Veränderungsprozessen betroffen sind, werden gut gemanagte Veränderungsprozesse über den weiteren Erfolg mitentscheiden.

Change Management setzt in vielen Bereichen und Fällen an: Ob es Krisen sind, die ein Unternehmen meistern muss, Fusionen, bei denen bisher getrennte und unterschiedliche Unternehmenskulturen zusammenwachsen müssen oder Veränderungen der Strukturen und Abläufe.

Autor: Dipl.-Sozw. Jürgen Klenner


Situationsanalyse: Vorab die richtigen Fragen stellen

Vor jeder gesteuerten Veränderung sollten sich die Beteiligten allerdings mit einer ganzen Reihe von Fragen auseinandersetzen, um den Prozess anschließend systematisch steuern zu können. So steht am Anfang immer eine detaillierte Situationsanalyse: Was muss überhaupt in welchem Maße verändert werden? Verfügt das Unternehmen über ausreichend Know-how und qualifizierte Mitarbeiter, um das Change Management selbst durchzuführen? Wie sieht der Zeitrahmen dafür aus? Wie relevant ist der Veränderungsprozess für das Gesamtunternehmen? Welche Mitarbeiter werden im speziellen davon betroffen sein? Wie werden die Veränderungen kommuniziert?


Veränderungen rufen zunächst Skepsis hervor

Doch Veränderungen in einem Unternehmen sorgen in der Regel für Skepsis bei den Betroffenen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, so dass es gute Argumente braucht, um ihn von Veränderungen zu überzeugen. Doch zunächst einmal rufen Change-Projekte Verunsicherungen hervor, da die betroffenen Mitarbeiter nicht wissen, was auf sie zukommt. Davon weiß auch der Change-Experte Jürgen Klenner zu berichten, wenn er darauf verweist, dass bei Veränderungsprozessen mit Produktivitätseinbrüchen von durchschnittlich 20% und einem Anstieg der Personalfluktuation von ca. 10% auszugehen ist.


Tipps für erfolgreiches Change Management

In der Fachliteratur zu diesem Thema wird hierzu immer wieder betont, dass die Betroffenen zu Beteiligten gemacht werden müssen. Die Realität sieht allerdings häufig anders aus, was in der Regel auf die Qualität der Führungsarbeit zurückzuführen ist. Um Veränderungsprozesse erfolgreich durchzuführen, sind deshalb im Rahmen des Change Management immer die Aspekte Strategie, Struktur und Kultur zu berücksichtigen. Offene und klare Kommunikation sowie die Einbeziehung der Mitarbeiter sind essenziell wichtige Erfolgsfaktoren. Klenner betont aus diesem Grund drei wichtige Punkte, die den verantwortlichen Change Managern bewusst sein sollten, um die betroffenen Mitarbeiter ernsthaft in die Veränderungsprozesse einzubinden:

1. Beteiligung der Mitarbeiter in allen Phasen eines Veränderungsprojektes

Gemeint ist die ernsthafte Einbindung der Mitarbeiter in alle Phasen eines Veränderungsprojektes: Angefangen bei den Vorlaufphasen eines Projektes (Sammeln von Vorschlägen und Meinungen für Veränderungen und Verbesserungen), während des Rollouts (Schulung einzelner Mitarbeiter, die den Kollegen die praktische Umsetzung der Veränderung vermitteln und als Trainer, Moderator und Feedbackkanal fungieren) sowie in der Nachbereitung (Sammeln und Auswerten der Rückmeldungen und darauf basierende Verbesserungsvorschläge). Hierdurch ist eine größere Akzeptanz für die notwendigen Veränderungen zu erreichen, da den betroffenen Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben wird, ihre berufliche Zukunft mitzugestalten. Konsequente und konsistente Kommunikation.

2. Konsequente und konsistente Kommunikation

Um Verständnis für Veränderungen zu erlangen, ist die Kommunikationsstrategie nicht einfach nur schmückendes Beiwerk von Change-Projekten sondern zentraler Bestandteil. Konkret ist darunter die klare und unmissverständliche Kommunikation der mit der Änderung verfolgten Ziele zu verstehen. Als Adressaten gibt es drei Gruppen, die mit unterschiedlichen aber konsistenten Mitteln und Kanälen anzusprechen sind: Den betroffenen Mitarbeitern ist deutlich zu machen, wie sich die Veränderungen konkret auf sie auswirken. Dem Team sind die durch die Veränderungen auftretenden neuen Aufgaben zu skizzieren und der Organisation oder Unternehmenseinheit muss die Reorganisation verdeutlicht werden. Die Kommunikation hierzu darf nicht nur zu Beginn geschehen, sondern sollte ein permanenter und begleitender Bestandteil des gesamten Change-Projektes und argumentativ logisch aufeinander aufgebaut sein.


3. Einbindung der Bedürfnisse und Widerstände der Mitarbeiter

Veränderungen rufen Verunsicherungen hervor, die durch abwartende, passive und skeptische Verhaltensweisen deutlich werden und dementsprechend kontraproduktiv für das Change-Projekt sein können. Gerüchteküchen aufgrund mangelnder oder falscher Kommunikation können eine Eigendynamik erreichen, die nur schwer wieder einzufangen sind. Führungskräfte haben der Gemengelage aus Unsicherheit, Widerständen und unzureichender Kommunikation entgegenzutreten und Instrumente zur Verfügung zu stellen, die den Mitarbeitern und ihren Bedürfnissen eine Stimme verleiht. Hierbei ist die bereits angesprochene Kommunikation ein essenzieller Baustein für die Reduzierung von Widerständen.


Fazit

Neuigkeiten und Tatsachen der Veränderungsprojekte sollten nicht einfach nur „von oben“ bekannt gegeben werden, sondern auch immer wieder die Chancen zu Rückmeldungen ermöglichen. Das kann durch die Einbindung von Mediatoren geschehen oder aber durch eine interne zentrale Anlaufstelle.

 


Autor: Dipl.-Sozw. Jürgen Klenner